Effectiever teamoverleg!

Tijdens de vergadering gaat het gesprek alle kanten uitgaat en eigenlijk weet niemand meer precies waarom we dit gesprek hier voeren. We drijven steeds verder af en we haken steeds verder af….

Dit komt in de beste teams wel eens voor. Maar in een effectief team duurt het niet lang voordat iedereen weer op de punt van haar of zijn stoel zit. Omdat deze teams het in de gaten hebben en zichzelf zullen bijsturen. Iemand in het team zal hardop benoemen wat er gebeurt:

Ik merk dat ik afhaak in dit gesprek omdat ik de draad kwijt ben. Ben ik de enige of herkennen anderen dat ook?

Vervolgens zal het team doen wat er nodig is om weer effectief en met volle aandacht verder te gaan. Zo’n team dat in staat is om hun eigen proces bij te sturen als dit nodig is, zit in de samenwerkingsfase*: alle teamleden voelen zich medeverantwoordelijk voor hoe de samenwerking verloopt. Dit wordt dus niet gezien als taak van de leidinggevende  of van de voorzitter: iedereen zal inspringen als het niet lekker gaat. Hieronder een teamoefening om als team te oefenen met hoe je dit kunt doen.

Teamoefening: Leer samen het proces bijsturen! 

Sta in een teamoverleg 1 of 2 keer heel bewust stil bij jullie proces van communiceren. Bijvoorbeeld halverwege het bespreken van een onderwerp en aan het einde van het overleg. Beantwoord samen onderstaande vragen:

  • Wat is het doel van het gesprek nu? Hebben we hetzelfde doel voor ogen?
  • Wie is er regelmatig aan het woord, wie weinig of niet? Wat is het effect hiervan?
  • LSD: hoe luisteren we naar elkaar? Vatten we tussendoor samen? Vragen we door bij elkaar?
  • Gaan we door op de inbreng van iemand of voegen we steeds wat nieuws toe?
  • Krijgen we energie van hoe we nu overleggen of kost het ons het energie?

Bepaal of jullie het proces willen bijsturen en zo ja, maak dan afspraken over waar je dan op gaat letten. Voorbeelden van afspraken zijn:

  • Meer vragen stellen aan elkaar en doorvragen;
  • Als je neiging vaak is om niets te zeggen: toch af en toe zeggen waar je over nadenkt;
  • Als je neiging vaak is om als een van eersten wat te zeggen: even wachten, rondkijken en iemand vragen wat hij/zij ervan denkt;
  • Tussendoor regelmatig samenvatten wat is gezegd;
  • Doorvragen bij elkaar naar behoeften, gevoelens, overtuigingen (wat vindt de ander belangrijk?)
  • Je eigen “ijsberg” inbrengen als je merkt dat iets je bezighoudt en vragen wie in de groep dat herkent. (Je bent in een groep vrijwel nooit de enige die dat ervaart.)

Meer weten over de ontwikkelingsfasen van teams? Hier vind je een overzicht, inclusief een checklist van gedrag per fase.

Stappen zetten met je team?

Uiteraard kun je ons inschakelen als je hulp wilt bij het zetten van stappen met je team. We bespreken graag vrijblijvend wat we kunnen betekenen voor jou en je team. Neem contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze pagina.